Wir beginnen mit ein paar Grundlegenden Einstellungen die ich euch empfehle:
Geht in die Einstellungen und dort auf Berechtigungen:
Hier entfernen wir den Standardeigentümer sodass jeder Nutzer alle Tags / Speicherpfade etc. sehen und benutzen kann.
Geht auf Konfiguration OCR-Einstellungen
Hier aktivieren wir Schräglagenkorrektur und Seiten rotieren
Speicherpfade
Jetzt gehen wir auf Speicherpfade und erstellen
Vergebt hier einen Aussagekräftigen Namen und fügt unter Pfad folgendes ein:
Family/Dokumente/{{ custom_fields|get_cf_value('Kategorie') }}/{{ tag_list }}/{{ correspondent }}/{{ document_type }}/{{ created_year }}/{{ title }}_{{ created_day }}-{{ created_month }}
Hier ist zu beachten das der übersichthalber am Anfang das selbe wie im Namen stehen sollte. Für alle Unraid Installationen ist es hier extrem wichtig das der Pfad am Anfang genauso lautet wie euer Pfad den Ihr im Docker vergeben habt.
Bei Homeassistant ist hier auf nichts zu achten.
Legt euch hier jetzt alle eure Shares an die Ihr benötigt – ich habe hier zum Beispiel pro User und für die Familie einen Share angelegt:
- Manu
- Selina
- Family
- Haus
- Gewerbe
Das erleichtert euch im Nachgang das Zuordnen der einzelnen Dokumente und wenn Ihr Beispielsweise für euer Kind einen eigenen Speicherpfad hinterlegt könnt ihr wenn euer Kind erwachsen ist und sein eigenes Leben führt ihm einfach diesen kompletten Ordner vererben.
Dokumententypen
Kommen wir nun zu den Dokumententypen. Hier könnt ihr bei Bedarf immer neue erfassen. Ich habe mittlerweile knapp 3000 Dokumente hinterleget und folgende Dokumententypen haben sich hier heraus kristallisiert:
- AGBs / Vertragsbedingungen
- Antrag
- Attest
- AU
- Bedienungsanleitung
- Bescheid
- Bestellung
- Bewerbung
- Datenschutz
- Dokumente
- Gehaltsnachweis
- Kontoauszug
- Lieferschein
- Mahnung
- Rechnung
- Schaden
- Sonstiges
- Vertrag
- Wichtig
- Zahlungserinnerung
- Zeugnisse
Legt diese Typen am besten einfach einmal an dann habt ihr schon mal eine Grundlage an der ihr euch orientieren könnt.
Kategorie
Als nächstes legen wir ein Benutzerdefiniertes Feld an. Als Datentyp verwenden wir hier Auswählen und fügen folgende Optionen hinzu:
Hier sollten alle wichtigen Kategorien erfasst sein z.B. Belege (hier findet man in Zukunft alle Rechnungen von Amazon etc.)
TAGS
Kommen wir nun zu den Tags. Hier solltet ihr wissen das ich Tags benutze um Unterordner zu generieren dafür hier kurz eine Erklärung.
Normaler Pfad /Family/Dokumente/Kategorie/Korrespondent/Dokumententyp/Jahr/Dateiname_mit_Tag_Monat
Pfad mit Tag: /Family/Dokumente/Kategorie/TAG/Korrespondent/Dokumententyp/Jahr/Dateiname_mit_Tag_Monat
Der Unterschied hier ist das man für manche Fälle einen Unterordner benötigt z.B. bei Versicherungen hier möchte ich immer einen Ordner pro Versicherungsparte z.B. Haftpflicht, Hausrat, Unfall,…
Deshalb legt folgende Tags an:
- #unsortiert
dieser Tag wird verwendet für alle neuen Dateien damit ihr sofort seht wo ihr nochmal drüber schauen müsst. Dazu einfach den Posteingangs-Tag aktivieren. Bei allen folgenden Tags lasst ihr diesen Haken bitte draußen:
- Bausparer
- BAV (Betriebliche Altersvorsorge)
- Bilder
- Brille
- Elektronik
- Festnetz
- Fortbildung
- Gas
- Haftplicht
- Handy
- Hauskauf
- Hausrat
- Heizung
- Job-Rad
- KFZ (falls ihr mehrere habt gerne einfach das Modell dazu)
- Krankenzusatz
- Müll
- Nebenkosten
- PV
- Rechtsschutz
- Rente
- Risikoleben
- Schaden
- Schornsteinfeger
- Service
- Sozialversicherung
- Strom
- Unfall
- Wasser
- Wohngebäude
- Wohnung
Diese Tags könnt ihr gerne auch eintragen oder ihr überlegt euch eigene Tags – schaut euch dazu aber unbedingt die Erklärung im Video an wieso ich was mache.
Arbeitsabläufe
Jetzt legen wir einen Arbeitsablauf an welcher uns die oben angelegte Kategorie auch gleich bei jedem Dokument hinterlegt:
Vergebt hier die Sortierreihenfolge 1 und den Namen „Kategorie hinzufügen“
Beim Auslöser muss nur Verarbeitung gestartet stehen und bei der Aktion solltet ihr bei Benutzerdefinierte Felder zuweisen „Kategorie“ hinterlegt haben.
Github Kategorie ausfüllen mit Arbeitsablauf: [Feature Request] Assign values to custom fields via the workflow interface · paperless-ngx/paperless-ngx · Discussion #8242
Erstes Dokument
Jetzt können wir unser erstes Dokument in Paperlass scannen oder per Upload hochladen und die entsprechenden Tags etc. setzen.
Euer Paperless wird etwas brauchen bis es Dokumente automatisch erkennt und diese richtig befüllt. Habt hier einfach etwas Geduld.
Sobald das Dokument hochgeladen ist findet ihr dieses in eurem Posteingang
Wenn ihr alles richtig eingestellt habt sollte es so aussehen und der Tag #unsortiert angezeigt werden.
Hier klicken wir nun auf den Bearbeiten Modus
Jetzt könnt ihr hier
- Titel (für die Übersicht)
- Ausstellungsdatum (für den Jahresordner und den Dateinamen wichtig)
- Korrespondent (Ordner Name – tragt hier immer ein von wem das Dokument kommt)
- Dokumententyp (was ist es eine Rechnung / Abschlagzahlung / Service Nachweis / etc.)
- Speicherpfad (wem gehört das Dokument bzw wer ist betroffen)
- TAG (nur falls ein Unterordner benötigt wird in der Kategorie z.B. Versicherung/Haftpflicht dann gebt ihr hier Haftpflicht ein)
- Kategorie (welcher Hauptordner wird zugewiesen – hier zum Beispiel „Belege“)
Wenn ihr das alles hinterlegt habt sollte in eurem Ordner eine ordentliche Dateistruktur hinterlegt sein. Hier zum Beispiel haben wir folgenden Pfad:
Manuel/Dokumente/Belelege/Media Markt/Rechnung/2022/Switch_02-06.pdf
Um den Vorgang abzuschliesen muss der TAG #unsortiert entfernt werden und auf Speichern geklickt werden.
Scanner Settings
Scanpfad:
Unraid: \\IPADRESSE\Share
Homeassistant: \\IPADRESSE\share\paperless\consume
Jetzt könnt ihr hier eure Dokumente sauber und ordentlich verwalten und über die Suche findet ihr immer alles Dateien da auch hier in den Dateien nach bestimmten Worten gesucht wird.
Für die erweiterte Konfiguration sollten diese Schritte alle abgeschlossen sein.
Wer jetzt noch etwas mehr aus seinem Paperless rausholen will folgt diesem Link….
